Lyon, le 13 juin 2012 – Amaguiz, filiale de Groupama et assureur nouvelle génération sur internet, a choisi la solution FlyDoc d’Esker, un des principaux éditeurs mondiaux de solutions de dématérialisation des processus documentaires, pour automatiser et externaliser l’envoi de ses courriers simples et recommandés, fax, e-mails et SMS. Avec plus de 45 000 documents envoyés par an, la solution en mode SaaS FlyDoc permet aujourd’hui à amaguiz de réaliser des gains de productivité évalués à un Equivalent Temps Plein, tout en améliorant significativement la fiabilité et la traçabilité des documents envoyés ainsi que son image de marque.

Depuis sa création en 2008, amaguiz gérait manuellement l’envoi de l’ensemble de ses courriers simples et recommandés : courrier de recouvrement d’impayés, gestion des sinistres, relevés d’information… Avec 165 000 contrats actuellement en portefeuille et une forte croissance de son activité, ce traitement manuel devenait problématique. Amaguiz a donc décidé de repenser ce processus et d’externaliser l’envoi de ses documents.

« En tant que société d’assurance, nous nous devons de respecter certaines obligations légales envers nos assurés, notamment en termes de délais, de format et de fiabilité. FlyDoc répondait parfaitement à nos exigences avec une intégration simple et totalement sécurisée à notre système informatique. Nous pouvons désormais transmettre en un clic tous nos courriers simples et recommandés à la plateforme de traitement d'Esker qui se charge de les imprimer, les mettre sous pli, les envoyer et surtout d’en assurer le suivi » explique Julien Hue, Responsable des opérations et de la performance opérationnelle d’amaguiz.

Aujourd’hui environ une trentaine de collaborateurs des services de gestion des sinistres et de back-office administratif d’amaguiz utilisent FlyDoc au quotidien pour envoyer et suivre plus de 45 000 documents par an.

Cette solution d’externalisation multi-canal offre à amaguiz de nombreux avantages, parmi lesquels :

> Un gain de productivité allant jusqu’à 1 Equivalent Temps Plein par mois,

> Le respect des contraintes légales quant au format et aux délais d’envoi des courriers,

> Une fiabilité et une traçabilité accrues avec une remontée d’information automatique pour les courriers non remis (PND) et les adresses erronées ainsi qu’un archivage électronique des souches de réception,

> Une amélioration de l’image de marque avec une réduction des erreurs dues à l’écriture manuscrite des adresses et des souches de courriers recommandés,

> Une solution qui permet une prise en main rapide, sans investissement matériel ou logiciel.

« FlyDoc nous a permis d’industrialiser un processus manuel peu fiable de manière extrêmement simple et rapide. Après le courrier, c’est donc naturellement que nous avons étendu l’utilisation du service FlyDoc à l’envoi de fax et de SMS qui se font désormais aussi facilement que l’envoi d’un simple e-mail » conclut Julien Hue.

Amaguiz souhaite approfondir l’utilisation des solutions Esker en intégrant les Web Services FlyDoc afin de pouvoir envoyer ses documents directement depuis son application métier, et en utilisant les fonctionnalités d’envoi d’e-mails pour ses prestataires.